משרד הוא עיר קטנה ויש בו אזרחים עובדים שמייצרים את החיים השוקקים במקום אבל, בניגוד לעיר שבה האזרח צריך אמנם לשמור חוק אך אין ממנו צפייה לעמידה ביעדים, המשרד הנו מקום שמציב דרישות כמו ביצוע פעולות מסוימות, עמידה בזמנים, מתן שירות ועוד.
שגרת החיים של המשרד מאופיינת במרוץ של העובדים ממטלה אחת למטלה שנייה במטרה לפעול בצורה יעילה ובמהירות האפשרית. ולמרות זאת, בחלק מימי העבודה, מגלים חלק מהעובדים שלא הצליחו לבצע את כל המטלות שהציבו לעצמם לביצוע. לפיכך, מה צריך לעשות כדי ליעל את העבודה של כלל העובדים במשרד, על מנת שמטלות תבוצענה בזמן והעובדים לא יהיו עם הלשון בחוץ בסוף יום העבודה?
תהליכי עבודה מסודרים וברורים
כל מנהל משרד מאמין שתהליכי העבודה שהנהיג הם הטובים והנכונים ביותר והם אלה שיביאו לתוצאות המבוקשות מבחינה עסקית. ואולם, יועצים ארגוניים מספרים מניסיונם המקצועי שאין משרד שלא נאלץ להתמודד עם אתגרים שמעכבים ומקשים על העמידה ביעדים. על מנת ליעל תהליכים ארגוניים ולמצא את נקודות התורפה של התהליך חשוב לבצע ניסוח מדויק של התהליכים הבאים –
- אפיון המטלות – על פי רוב בכל משרד ישנה שגרת מטלות אותן יש לבצע בכל יום עבודה ולכן, חשוב למסגר מטלות אלה בלוח זמנים יומי קבוע וחד משמעי כדי למנוע מצב שמטלה מסוימת לא בוצעה כלל או לא בוצעה בזמן. לגבי מטלות משתנות שאינן קבועות, חשוב שהעובד שעליו חלה אחריות הביצוע יבין את המשימה וימקם אותה בצורה ברורה והגיונית בלוח הזמנים האישי שלו.
- מי אחראי – לכל מטלה, פרויקט או משימה חייב להיות אדם שאחראי לביצועה. במידה ומדובר במטלה יומיומית היא חייבת להיות חלק בלתי נפרד מהגדרת תפקידו וכל עובד שיש לו חלק בביצוע המטלה, חייב לדעת שבכל נושא הקשור במטלה זו הוא פונה לאדם שהוגדר האחראי לנושא.
- מנהל מחלקה חייב לבדוק בצורה סדורה בכל חודש את הפרודוקטיביות של כל עובד במחלקה. מדובר בהליך שמציף בעיות בכל הקשור לניצול וחלוקת הזמן של העובד.
ציוד משרדי מיטיב
אחד הדברים החשובים ביותר בכל משרד שבלעדיו לא ניתן לקיים שגרת עבודה הוא המיכון המשרדי. על מנת שכל עובד יוכל להפיק מעצמו את המקסימום בכל יום הוא חייב לדעת שכל כלי העזר שהוא זקוק להם עומדים לרשותו ברמה הגבוהה ביותר.
מדפסות לעסק הן אחד האלמנטים המרכזיים בכל מקום עבודה והן מאפשרות לעובד להדפיס מסמכים, להפיק חשבוניות מס או קבלות, להוציא סקיצות לעבודה וכו'. חשוב מאוד שבכל עמדת עבודה תהיה מדפסת איכותית שתעבוד בצורה תקינה ובמינימום תקלות. כל תקלה בציוד מייצרת עיכוב בביצוע תהליכים וזה בזבוז זמן מיותר.
לכן, חשוב לרכוש מדפסת לעסק ממשווק מוכר והגון, מצד אחד מדפסת אמינה ומצד שני במידת הצורך, שתקבלו שירות מהיר, יעיל ואיכותי.
שילוב מושלם של האדם והמכונה
מומלץ מאוד לערוך מעת לעת הדרכה אישית לכל עובד בנושא – כיצד ניתן לשפר ביצועים באמצעות עבודה נכונה עם הציוד המשרדי החכם שכולל – מחשבים, מדפסות, ציוד אור קולי ועוד.
